Аудит закупок за 72 часа: 5 схем тихих переплат поставщикам, которые не видит обычный бухучёт
На предприятии с сотнями номенклатурных позиций маржа редко уходит через открытое хищение. Чаще через мелкие нестыковки между договорами, спецификациями, счетами, УПД и платёжками.
Бухгалтерия отвечает за правильность первички, налоги и закрытие периода. Накладная оформлена верно, счёт подписан, платёж ушёл. Поднимать прошлогоднюю спецификацию по каждой поставке и пересчитывать порог скидки она не успевает.
Пять схем тихих переплат
- Цена в накладной выше спецификации. Поставщик поднимает цену на несколько процентов без нового протокола согласования. В общей массе строк это не замечают.
- Цена выше медианы по своей базе. Один товар в одном квартале куплен по одной цене, у другого поставщика или в другой смене заметно дороже. Ответ часто уже лежит в собственной базе закупок.
- Дубли и двойные оплаты. Одинаковая сумма у одного поставщика в пределах нескольких дней или повторная оплата счёта с изменённым номером.
- Неприменённые скидки и ретро-бонусы. Договор даёт скидку при достижении оборота, но в УПД её нет, а перерасчёт по итогам периода не выставлен.
- Зависшие авансы и единицы измерения. Аванс перечислен, поставлено меньше или в другой таре, а остаток предоплаты месяцами висит на счёте 60.
Что нужно от заказчика
Останавливать финансовый отдел и пускать посторонних в живую базу 1С не нужно. Заказчик выгружает приходы, оплаты, спецификации и остатки в Excel или CSV, при необходимости обезличивает контрагентов и подписывает NDA. Файлы третьим лицам не передаются и в сторонние сервисы не загружаются.
Через 72 часа приходит заключение специалиста к.т.н. и реестр в Excel: по каждой спорной операции указаны дата, номер документа, разница в рублях и основание. С ним можно сверяться с поставщиками, зачитывать переплаты в счёт будущих отгрузок или возвращать деньги на расчётный счёт.